Comment gérer la Flotte Automobile d’une Entreprise ?

Diriger une entreprise peut impliquer l’acquisition et l’exploitation de différents véhicules. Ainsi, il faut mettre en place une bonne organisation pour bien coordonner leur gestion.

Cette dernière prend en compte différents aspects dont l’entretien, la partie administrative et celle logistique. Comment gérer la flotte automobile d’une entreprise ? Voici des éléments de réponse.

Construire un parc automobile adéquat

Parking avec différentes voiture colorées rouge jaune et bleu garé

La constitution d’un parc automobile adéquat consiste à acquérir des véhicules adaptés à l’activité de votre société. En plus, le financement ne doit pas apporter un déséquilibre financier pour cette dernière. Enfin, la répartition des véhicules est tenue de se faire de manière adéquate.

Le choix des véhicules

L’utilisation qui sera faite des véhicules conditionne généralement le choix de ceux-ci. Les employés peuvent avoir besoin de véhicules utilitaires légers en fonction de leurs destinations et leurs chargements.

Il est par exemple possible qu’ils se rendent régulièrement sur des routes non goudronnées ou transporter des équipements encombrants. Par ailleurs, d’autres travailleurs peuvent se servir de véhicules particuliers. Ce type de voiture a aussi un avantage fiscal : la taxe sur la valeur ajoutée peut être récupérée.

L’autre aspect qui est pris en compte lors du choix des véhicules est leur mode d’alimentation. Les entreprises qui cherchent à réduire leur empreinte carbone ont la possibilité de se tourner vers un type de voiture en particulier. En outre, la longévité des véhicules et leur niveau de consommation constituent d’autres critères de sélection.

Le choix d’un mode de financement

Les entreprises ont généralement trois possibilités pour acquérir des véhicules : l’achat au comptant, l’achat à crédit et le leasing. La première option permet d’éviter les charges financières.

Cependant, elle constitue une dépense très importante. La deuxième solution a pour avantage de permettre à l’entreprise de constituer une flotte sans trop peser sur sa trésorerie.

Toutefois, les véhicules ne seront la propriété de la société que quand le crédit sera soldé. Enfin, la dernière option aide à profiter des véhicules tout en reportant leur acquisition. Par contre, elle peut être très coûteuse selon les conditions contractuelles.

L’attribution des véhicules

Les entreprises se servent d’une politique de mise à disposition de véhicules. Elle permet l’accès pour tous les collaborateurs aux règles d’attribution des voitures. En plus, elle est très importante dans la gestion de parc de véhicules.

Cette dernière aide à mieux contrôler les coûts liés au transport dans la société. Elle est un élément essentiel de la prise en main administrative.

Entretenir et sécuriser sa flotte automobile

Camera de surveillance pour assurer la sécurité

L’entretien de la flotte automobile peut être géré en interne dans l’entreprise ou être confié à un prestataire. C’est le cas aussi de la sécurité du parc de véhicules. Les voitures doivent être révisées régulièrement pour éviter les pannes et limiter les risques d’accident. Cette maintenance régule aussi la consommation des véhicules.

Ainsi, pour réduire les coûts, les sociétés externalisent l’entretien et la sécurisation de leurs flottes. Ce système permet à l’entreprise de ne pas affecter de collaborateurs à ces tâches. Les contrats peuvent avoir des durées mensuelles ou annuelles.

Définir qui est en charge de cette flotte automobile

Acheter sa voiture en concession automobile

Le gestionnaire de la flotte automobile est le coordinateur des activités liées à la gestion des véhicules. Son rôle est très important d’autant plus qu’il est le garant de la disponibilité des voitures. Ce collaborateur doit avoir des connaissances dans le secteur de l’automobile. Il doit aussi effectuer des analyses financières pour proposer aux dirigeants la meilleure option en termes de coûts et de fiscalité.

D’ailleurs, il est chargé du choix et de la signature de l’assurance véhicule de l’entreprise. De plus, il aura à interagir souvent avec les autres employés et les fournisseurs. En effet, il doit s’assurer que les attributions et les restitutions se fassent normalement.

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